Politique de confidentialité

Notara Inc. exploite JuriHub, une plateforme destinée aux études de notaires et aux organisations qui collaborent avec elles au Québec. Cette politique s’applique au site public jurihub.ca, à l’application JuriHub, à l’extension Chrome JuriHub — préparation ParaMaitre ainsi qu’aux échanges que nous avons avec les personnes qui nous écrivent ou nous rencontrent.

Notara joue deux rôles distincts :

• Pour ses propres activités, comme le site public, les comptes, la sécurité, le soutien, la mesure de l’utilisation et ses communications, Notara détermine les fins du traitement et en est responsable.
• Pour le contenu des dossiers, Notara agit comme fournisseur de services de l’étude ou de l’organisation cliente. Celle-ci détermine pourquoi ces renseignements sont recueillis et demeure responsable de leur traitement. Notara les traite seulement pour lui fournir le service, selon ses instructions et une entente écrite.

Notre Responsable de la protection des renseignements personnels veille au respect de cette politique et répond à vos questions, demandes et plaintes. Écrivez-lui à confidentialite@notara.ca.

Si vous êtes client d’une étude, partie à un acte, emprunteur, prêteur ou autrement mentionné dans un dossier, vos renseignements ont été confiés à JuriHub par cette étude ou cette organisation. Adressez d’abord vos demandes d’accès, de rectification ou vos questions à l’étude qui traite votre dossier. Si vous nous écrivez directement, nous transmettrons votre demande à l’étude concernée et l’aiderons à y répondre.

Nous recueillons seulement les renseignements nécessaires aux fins décrites dans cette politique. Ils varient selon votre relation avec nous.

• Visiteurs du site : adresse IP, navigateur, appareil, pages demandées et date de la visite, consignés dans les journaux techniques. Si vous acceptez la télémétrie, les renseignements décrits à la section sur les témoins.
• Personnes qui nous écrivent ou nous rencontrent : nom, coordonnées, organisation, contenu des messages et, avec votre accord, notes ou transcription d’une rencontre.
• Demandeurs d’accès et utilisateurs : prénom, nom, adresse courriel professionnelle, langue, étude ou organisation, rôle, renseignements fournis dans une demande d’accès et version des conditions acceptées. Votre mot de passe est géré par notre fournisseur d’authentification; Notara n’y a pas accès.
• Authentification multifacteur : numéro de téléphone cellulaire et signaux techniques servant à vérifier que la connexion n’est pas automatisée.
• Utilisation et sécurité : dates de connexion, adresse IP, navigateur, erreurs et opérations importantes consignées dans un journal d’audit, comme la création d’un compte, une modification d’accès ou une publication.
• Identifiants professionnels : lorsque vous demandez une publication au Registre foncier, votre code d’utilisateur, votre mot de passe et votre mot de passe de signature. Votre code d’utilisateur et l’emplacement de votre certificat de signature sur votre poste peuvent être mémorisés pour faciliter vos prochaines publications.
• Contenu des dossiers : renseignements sur les personnes et les organisations concernées, comme leurs noms, coordonnées et adresses, ainsi que les immeubles, prix, prêts, prêteurs, emprunteurs, actes et documents nécessaires au travail de l’étude.
• Rétroaction : message que vous nous adressez dans JuriHub, élément de l’interface visé et, pour le personnel de Notara seulement, capture d’écran jointe.

Nous les obtenons directement de vous lorsque vous visitez le site, nous écrivez, créez ou utilisez un compte ou nous transmettez une rétroaction.

Nous en recevons aussi d’une étude ou d’une organisation cliente, d’un autre utilisateur autorisé et du Registre foncier du Québec lorsqu’il retourne le résultat d’une publication.

Lorsque vous lancez un import avec l’extension Chrome pour ParaMaitre, nous recevons les renseignements et les documents du dossier ParaMaitre que vous transmettez, comme décrit ci-dessous.

Certains renseignements sont recueillis automatiquement au moyen de témoins et de journaux techniques, comme décrit ci-dessous.

L’extension JuriHub — préparation ParaMaitre permet à un utilisateur de JuriHub de transmettre les renseignements et les documents d’un dossier ParaMaitre pour préparer un acte. ParaMaitre est un logiciel d’un tiers; Notara n’est pas affiliée à son éditeur et ne reçoit aucun renseignement de celui-ci.

L’extension agit seulement sur les pages de ParaMaitre et de JuriHub, et seulement lorsque vous choisissez Publier via JuriHub. Elle lit alors, au moyen de votre session ParaMaitre ouverte, les renseignements suivants du dossier affiché :

• son numéro, son étude et les notaires qui y sont associés;
• ses parties : nom, personne physique ou morale, rôle dans le dossier et numéro d’avis d’adresse;
• ses lots : numéro, cadastre, circonscription foncière et désignation secondaire;
• la liste de ses documents et supports : titre, type, minute et format, affichée pour votre sélection;
• la contrepartie stipulée, les montants d’hypothèque et les radiations, avec leurs liens aux lots;
• pour chaque document que vous sélectionnez : son titre, son type, sa minute et sa date, les parties qui y sont liées et le fichier original.

Pour récupérer un fichier, l’extension procède comme ParaMaitre : le document est réservé le temps du téléchargement, puis libéré. Elle ne modifie aucun autre renseignement dans ParaMaitre.

La liste des documents sert seulement à votre sélection et disparaît à la fermeture de la fenêtre de l’extension. L’extension transmet le reste seulement à JuriHub, dans votre compte et votre étude. Elle le garde dans la mémoire du navigateur le temps du transfert : après 10 minutes, il devient inutilisable et est effacé, ou à la sortie de veille si l’appareil était en veille. La fermeture de l’onglet ou du navigateur l’efface aussi. Elle ne lit pas vos identifiants ParaMaitre ou JuriHub, ne fonctionne pas en arrière-plan, ne lit aucun autre site et ne transmet aucune télémétrie.

Dans JuriHub, un import demeure accessible seulement à l’utilisateur qui l’a transmis jusqu’à son approbation. Une fois approuvé, il fait partie du contenu du dossier de l’étude.

Nous utilisons ces renseignements pour :

• examiner les demandes d’accès, créer et administrer les comptes, les accès et les rôles;
• authentifier les utilisateurs et protéger JuriHub contre les accès non autorisés, la fraude et les abus;
• fournir aux études et aux organisations clientes les fonctions qu’elles utilisent, dont la préparation et la publication d’actes au Registre foncier;
• conserver une trace des opérations importantes, diagnostiquer les problèmes et assurer la continuité du service;
• répondre aux questions et aux demandes de soutien, et améliorer JuriHub à partir de la rétroaction reçue;
• communiquer avec les études et les personnes intéressées par JuriHub;
• respecter nos obligations légales et contractuelles;
• avec votre accord, mesurer la fréquentation du site public.

Nous n’utilisons pas ces renseignements à d’autres fins sans votre consentement, sauf lorsque la loi le permet. Nous ne vendons pas de renseignements personnels et n’en utilisons pas à des fins publicitaires.

JuriHub utilise des témoins et le stockage local du navigateur. Les témoins essentiels servent à maintenir et protéger une session, à appliquer des fonctions de sécurité et à mémoriser votre choix relatif à la télémétrie. Ils ne peuvent pas être désactivés sans empêcher ces fonctions.

Si vous l’acceptez, Google Analytics mesure les visites des pages publiques : pages consultées, source générale de la visite, navigateur ou appareil et fréquence approximative des visites, au moyen d’identifiants de navigateur et de session. Nous n’utilisons pas cette mesure pour la publicité, le remarketing ou le rejeu de session. Nous ne lui transmettons aucun contenu de dossier, aucune valeur saisie et aucun identifiant de compte, d’étude ou de dossier.

La télémétrie est désactivée tant que vous ne l’avez pas acceptée. Vous pouvez modifier votre choix en tout temps au moyen de Préférences des témoins. Votre choix est conservé 365 jours. Son retrait arrête la collecte et supprime les témoins Google Analytics de JuriHub de votre navigateur, sans effacer les renseignements déjà transmis.

Hormis la télémétrie facultative décrite ci-dessus, JuriHub n’utilise aucune technologie permettant de vous identifier, de vous localiser ou d’établir votre profil.

JuriHub ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Certaines fonctions organisent l’information ou signalent des éléments à vérifier; la décision demeure celle d’une personne.

Pour utiliser un compte JuriHub, vous devez fournir votre nom et votre adresse courriel professionnelle, accepter les conditions d’utilisation et utiliser l’authentification multifacteur par message texte. La connexion comprend une vérification automatique contre les robots. Sans ces éléments, nous ne pouvons pas vous donner accès à JuriHub de façon sécuritaire.

La publication au Registre foncier exige vos identifiants professionnels pour chaque tâche. Vous pouvez plutôt effectuer la publication directement auprès du Registre.

La télémétrie et la rétroaction sont facultatives. Les refuser n’a aucune incidence sur l’accès au site ou à l’application.

Seules les personnes dont les fonctions l’exigent ont accès aux renseignements, et seulement dans cette mesure :

• les personnes responsables de l’exploitation et de la sécurité de la plateforme, pour la maintenir, la protéger et rétablir le service;
• les personnes responsables du soutien et des comptes, pour administrer les accès et répondre aux demandes;
• le Responsable de la protection des renseignements personnels, pour traiter les demandes, plaintes et incidents.

Le personnel de Notara ne consulte le contenu d’un dossier que pour un besoin de soutien et seulement avec l’autorisation d’un utilisateur de l’étude concernée. Il conserve une trace de cette autorisation.

Nous communiquons des renseignements seulement aux personnes et organisations qui en ont besoin pour les fins décrites dans cette politique :

• Google Cloud et Firebase hébergent et stockent JuriHub, authentifient les utilisateurs, envoient les messages texte et les courriels de vérification et protègent la connexion contre les robots.
• Google Workspace héberge nos courriels et nos documents de travail.
• Des outils de communication et de productivité, notamment des assistants d’intelligence artificielle, une messagerie d’équipe et des outils de prise de notes, peuvent traiter le contenu de nos boîtes courriel et nos rencontres avec les études ou les personnes intéressées par JuriHub. Nous n’activons un outil de prise de notes ou de transcription qu’avec l’accord des personnes présentes. Ces outils ne reçoivent pas le contenu des dossiers.
• Google Analytics reçoit les renseignements de télémétrie seulement si vous l’acceptez.
• Le Registre foncier du Québec reçoit les renseignements, documents et identifiants nécessaires lorsqu’un utilisateur autorisé demande une publication. Les renseignements publiés deviennent publics selon les règles du Registre.
• Les utilisateurs autorisés de votre étude ou de votre organisation accèdent aux renseignements des dossiers selon leur rôle.
• Nous pouvons communiquer des renseignements lorsque la loi l’exige ou le permet, notamment pour répondre à une autorité compétente ou prévenir un acte de violence.

Nos fournisseurs traitent les renseignements selon nos instructions, en vertu d’ententes qui exigent des mesures de protection et limitent leur utilisation au service fourni.

L’application JuriHub, ses bases de données, ses documents et ses sauvegardes sont hébergés à Montréal. Certains traitements ont toutefois lieu à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis : la télémétrie Google Analytics, certaines fonctions d’authentification et de vérification contre les robots, ainsi que les outils de communication et de productivité.

Avant de communiquer des renseignements à l’extérieur du Québec, Notara évalue les facteurs relatifs à la vie privée et ne procède que si les renseignements bénéficieront d’une protection adéquate. Ces communications sont encadrées par des ententes écrites.

Nous conservons les renseignements seulement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve des obligations légales applicables. Nous les détruisons ensuite de façon sécuritaire.

• Contenu des dossiers et comptes d’une étude : pendant la durée de l’entente. À sa fin, l’étude dispose de 30 jours pour exporter ses données; elles sont ensuite supprimées dans un délai de 14 jours. Les copies de sauvegarde expirent dans les 30 jours suivants, soit une suppression complète en environ 11 semaines.
• Utilisateur qui quitte son étude : son accès est désactivé. Son nom demeure associé aux opérations qu’il a effectuées tant que les dossiers et journaux concernés sont conservés.
• Demandes d’accès non approuvées : 90 jours après la dernière activité.
• Journal d’audit : un an.
• Journaux techniques : environ 30 jours.
• Mots de passe pour le Registre foncier : chiffrés, puis supprimés à la fin de la tâche de publication.
• Actes téléversés pour une publication : 30 jours. Diagnostics d’un import refusé par le Registre foncier : 7 jours.
• Imports ParaMaitre : dans le navigateur, inutilisables après 10 minutes et effacés à ce moment ou à la sortie de veille de l’appareil. Dans JuriHub, un import non approuvé n’est plus accessible après 24 heures, puis il est supprimé. Les fichiers importés suivent la durée des actes téléversés.
• Captures d’écran jointes à une rétroaction : 90 jours. Messages de rétroaction : pendant la durée de l’entente de l’étude.
• Témoin de session : 12 heures. Choix relatif aux témoins : 365 jours. Données détaillées de Google Analytics : deux mois.
• Copies de sauvegarde : 30 jours au plus.
• Courriels, transcriptions et notes de rencontre : le temps nécessaire à la relation avec la personne ou l’organisation concernée, au plus un an après le dernier échange.
• Demandes relatives à vos renseignements et plaintes : six ans.

Les renseignements publiés au Registre foncier y demeurent selon les règles du Registre; Notara ne peut pas les supprimer.

Nous appliquons des mesures de sécurité adaptées à la sensibilité des renseignements, notamment le chiffrement des communications et des données stockées, l’authentification multifacteur, des accès fondés sur les rôles, la séparation des données de chaque étude, des espaces de stockage privés, le chiffrement des identifiants professionnels et la journalisation des opérations importantes. Aucune mesure ne peut toutefois éliminer tous les risques.

Si un incident de confidentialité touche des renseignements dont nous sommes responsables et présente un risque de préjudice sérieux, nous en avisons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées. S’il touche le contenu d’un dossier, nous en avisons sans délai l’étude concernée et l’aidons à remplir ses obligations. Nous tenons un registre de ces incidents.

Sous réserve des conditions prévues par la loi, vous pouvez :

• savoir si nous détenons des renseignements à votre sujet et y accéder;
• faire rectifier des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
• obtenir vos renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
• retirer votre consentement à un traitement facultatif, comme la télémétrie;
• porter plainte au sujet du traitement de vos renseignements.

Écrivez au Responsable de la protection des renseignements personnels à confidentialite@notara.ca. Nous pouvons vous demander des renseignements pour vérifier votre identité. Nous répondons dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. Ces démarches sont gratuites, sauf pour des frais raisonnables de transcription ou de reproduction, dont nous vous informerons à l’avance.

Si votre demande concerne le contenu d’un dossier, nous la transmettons à l’étude concernée, qui en est responsable, et l’aidons à y répondre.

Pour formuler une plainte, écrivez au Responsable de la protection des renseignements personnels en décrivant la situation. Nous accusons réception de la plainte, l’examinons et vous répondons par écrit dans les 30 jours.

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse ou d’une décision concernant votre demande, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec (cai.gouv.qc.ca).

La personne ayant la plus haute autorité chez Notara, son directeur général, exerce la fonction de Responsable de la protection des renseignements personnels. Elle approuve nos règles de gouvernance et cette politique.

Nos règles encadrent les rôles et responsabilités de notre personnel tout au long du cycle de vie des renseignements, le calendrier de conservation et de destruction, le traitement des demandes et des plaintes, la gestion des incidents de confidentialité et l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant tout nouveau projet, fournisseur ou communication à l’extérieur du Québec. Notre personnel est informé de ces règles et de ses obligations de confidentialité.

Nous publions sur cette page la version en vigueur et sa date d’entrée en vigueur. Avant qu’une modification importante prenne effet, nous en informons les utilisateurs par courriel ou dans JuriHub.

La version française constitue la version de référence. Une version anglaise équivalente est offerte pour consultation.