Conditions d’utilisation

Ces conditions régissent l’utilisation de JuriHub, un service exploité par Notara Inc. (« Notara »). Elles lient Notara, chaque personne qui utilise JuriHub (l’« utilisateur ») et l’étude ou l’organisation pour laquelle elle l’utilise (le « client »). Elles comprennent l’entente de traitement des renseignements personnels prévue à la section 9.

Chaque utilisateur accepte ces conditions lors de son inscription, en son propre nom et, lorsqu’il y est autorisé, au nom du client. Le client qui permet à ses utilisateurs d’accéder à JuriHub ou qui continue de l’utiliser les accepte également. Une entente distincte signée par Notara et le client prévaut sur ces conditions en cas d’incompatibilité.

JuriHub est réservé à un usage professionnel. Les dispositions applicables aux contrats de consommation ne visent pas ces conditions.

Notara accorde l’accès aux personnes appartenant à un client admis. Chaque compte est personnel; il ne peut pas être partagé.

L’utilisateur garde ses identifiants confidentiels, utilise l’authentification multifacteur et avise sans délai Notara à confidentialite@notara.ca de toute utilisation non autorisée ou de toute perte de contrôle de son compte.

Le client désigne au moins un administrateur. Il gère les accès de ses utilisateurs, retire sans délai l’accès d’une personne qui le quitte et répond de leurs actions dans JuriHub.

L’utilisateur s’engage à ne pas :

• utiliser JuriHub à des fins illégales, frauduleuses ou contraires à ses obligations professionnelles;
• y verser des renseignements qu’il n’a pas le droit de traiter ou de communiquer;
• accéder ou tenter d’accéder à des données d’un autre client, contourner une mesure de sécurité ou tester la vulnérabilité du service sans l’autorisation écrite de Notara;
• introduire un logiciel malveillant, perturber le service ou y accéder par des moyens automatisés autres que ceux que JuriHub fournit;
• copier, décompiler ou revendre le service, ou s’en servir pour développer un service concurrent;
• utiliser JuriHub contrairement aux conditions d’un service tiers auquel il se connecte, comme le Registre foncier du Québec.

JuriHub est un outil de travail. Notara ne fournit aucun avis juridique et n’exerce aucune activité réservée aux notaires.

Le client et ses professionnels demeurent seuls responsables de leurs décisions professionnelles, de l’exactitude des renseignements qu’ils saisissent, de la vérification des documents et des réquisitions préparés au moyen de JuriHub, et de leur transmission.

Une publication au Registre foncier n’est transmise qu’à la demande d’un utilisateur autorisé, au moyen de ses propres identifiants. Notara n’est pas responsable de la disponibilité, des décisions ou des frais du Registre foncier ou d’un autre service tiers.

Le client conserve tous ses droits sur les renseignements et documents versés dans JuriHub (le « contenu du client »). Il accorde à Notara le droit de les héberger, de les reproduire et de les traiter dans la seule mesure nécessaire pour fournir, sécuriser et soutenir le service.

Le client déclare avoir obtenu les consentements et fourni les avis requis pour confier ce contenu à JuriHub.

Notara déploie des efforts raisonnables pour que JuriHub soit disponible et fonctionne de façon fiable, mais ne garantit pas un service ininterrompu ou exempt d’erreurs. Elle peut interrompre le service pour l’entretien, la sécurité ou une mise à jour, en avisant à l’avance lorsque c’est possible.

Notara peut faire évoluer JuriHub. Elle avise le client avant de retirer une fonction importante qu’il utilise.

Le soutien est offert à contact@notara.ca. Le personnel de Notara ne consulte le contenu d’un dossier qu’avec l’autorisation d’un utilisateur du client.

Les frais d’abonnement, le cas échéant, sont convenus séparément entre Notara et le client. Les frais exigés par un service tiers, comme le Registre foncier, demeurent à la charge du client.

Notara conserve tous ses droits sur JuriHub, son logiciel, sa documentation et ses marques. Ces conditions n’accordent au client qu’un droit d’utilisation non exclusif et non transférable pour la durée de l’entente.

Notara peut utiliser librement les suggestions et la rétroaction reçues pour améliorer JuriHub, sans y inclure de contenu du client.

Chaque partie protège les renseignements confidentiels de l’autre avec au moins le même soin que les siens et ne les utilise qu’aux fins de ces conditions.

Cette section constitue l’entente écrite par laquelle le client confie à Notara des renseignements personnels contenus dans le contenu du client. Elle répond aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec et s’inspire de celles du Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne. Le client demeure responsable de ces renseignements; Notara agit comme son fournisseur de services. Notara s’engage à :

• traiter ces renseignements uniquement pour fournir le service, selon les instructions du client données par l’entremise de JuriHub ou par écrit, et jamais pour ses propres fins;
• limiter leur accès aux membres de son personnel qui en ont besoin, liés par une obligation de confidentialité, et ne consulter le contenu d’un dossier que pour un besoin de soutien autorisé par un utilisateur du client;
• appliquer des mesures de sécurité raisonnables compte tenu de la sensibilité des renseignements, notamment le chiffrement, l’authentification multifacteur, la séparation des données de chaque client et la journalisation des opérations importantes;
• héberger l’application, ses bases de données, ses documents et ses sauvegardes au Québec, et n’autoriser un traitement à l’extérieur du Québec qu’après une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée concluant à une protection adéquate;
• ne confier ces renseignements qu’à des sous-traitants liés par des obligations écrites équivalentes, en demeurant responsable de leurs actes. Notara tient la liste de ses sous-traitants à la disposition du client et l’avise de tout changement important; le client qui s’y oppose peut mettre fin à l’entente;
• aviser sans délai le Responsable de la protection des renseignements personnels du client de tout incident de confidentialité ou de toute violation de ces obligations, et collaborer à l’évaluation du risque, aux avis requis et aux mesures correctrices;
• aider le client à répondre aux demandes d’accès, de rectification ou de portabilité et à réaliser ses propres évaluations des facteurs relatifs à la vie privée;
• à la fin de l’entente, permettre au client d’exporter ses données pendant 30 jours, puis les supprimer dans les 14 jours suivants; les copies de sauvegarde expirent dans les 30 jours suivants. Notara ne conserve aucun renseignement après ces délais, sauf obligation légale;
• fournir au client, sur demande raisonnable et au plus une fois par année sauf incident, les renseignements nécessaires pour vérifier le respect de cette entente, et permettre une vérification raisonnable avec un préavis écrit.

Dans la mesure permise par la loi, Notara n’est pas responsable des dommages indirects, comme une perte de profits, de clientèle ou de données, et sa responsabilité totale est limitée aux sommes payées par le client pour JuriHub au cours des 12 mois précédant l’événement.

Ces limites ne s’appliquent pas au préjudice causé par une faute intentionnelle ou lourde, ni au préjudice corporel ou moral.

Ces conditions s’appliquent tant que le client ou l’utilisateur utilise JuriHub. Le client peut y mettre fin en tout temps par écrit. Notara peut y mettre fin avec un préavis de 30 jours.

Notara peut suspendre sans préavis un compte ou un accès afin de contenir un risque de sécurité ou de faire cesser une violation de ces conditions. Elle en avise ensuite le client.

La fin de l’entente entraîne l’exportation et la suppression des données selon la section 9. Les sections 5, 8, 9 et 10 continuent de s’appliquer dans la mesure nécessaire.

Notara peut modifier ces conditions. Elle avise les utilisateurs au moins 30 jours avant l’entrée en vigueur d’une modification importante et leur demande de l’accepter. Le client qui refuse une modification peut mettre fin à l’entente avant son entrée en vigueur.

Ces conditions sont régies par les lois du Québec et les lois du Canada qui s’y appliquent. Les tribunaux du Québec ont compétence exclusive.

La version française constitue la version de référence. Une version anglaise équivalente est offerte pour consultation.

Questions sur ces conditions : contact@notara.ca. Renseignements personnels et incidents : confidentialite@notara.ca.